장소 : 일본국제교류기금 서울문화센터
날짜 : 2010년 8월 12일 PM 2:00 ~ 5:00
지난 8월 12일 오후2시, 신촌 버티고 빌딩에서 운영팀의 첫 번째 미팅이 있었습니다~
오늘은 작년과 재작년에 한일축제한마당에 참여하셔서 큰 역할을 해주신 조영호 씨에게 경험에서 나온 귀중한 조언을 들을 수 있었답니다!!
이날 운영팀의 회의 주제는 다음과 같은 세 가지 였습니다.
1) 행사 당일 전체 프로그램 동선 파악.
2) 각 프로그램별 참가인원배정을 대략적으로 배정해 보고
3) 일반 자원봉사자를 얼마나 선발해야 할 것인가에 대한 논의.
4) 당일 일어 날 수 있는 변수사항에 대한 예상과 준비.
1. 행사당일, 하루에 흘러가는 흐름은 어떠한가?
저희는 조영호 씨에게 작년의 행사진행에 대해서 이야기를 들어보았습니다~
작년의 공연시작은 12시, 그리고 체험부스는 그보다 1시간 이른 11시에 시작되었습니다.
운영위원은 8시 반쯤 모여서 티셔츠 등을 세팅하고, 자원봉사자들은 10까지 와서 티셔츠를 받고 출석체크를 했습니다.
식권배급은 11시 쯤 팀장에 의해 이루어지고, 근처 식당에서 식사를 하게 됩니다.
자원봉사자들은 크게 나눠서 공연, 부스로 나뉘어져 봉사활동을 하게 되는데, 부스담당은 행사전체의 타임라인과 별로 관련이 없다고 하셨습니다.
행사 당일, 가장 정신없는 부스는 역시 경품을 추첨하는 “스탬프랠리”라고 합니다.
줄이 200명, 300명 늘어서게 되고, 시간이 지남에 따라 점점 길어져 공간을 상당히 많이 차지한다고 하네요! 또한 그렇게 됨으로써 줄을 세우거나, 앙케이트를 받고, 다른 관광객의 통로를 확보하는 등 많은 업무를 하게 되어 자원봉사자가 많이 필요하다고 하구요!!!
또한 경품이 선착순으로 증정되기 때문에 경품이 다 소진되면 기다린 사람들의 짜증과 불만과 욕설......을 듣게 될수도 있으니 주의!!
또한 조영호씨는 08년도에 일본공연단팀의 팀장을 맡으셔서 그에 관한 조금 더 자세한 이야기를 들을 수 있었습니다.
조영호씨는 당시 계속 현장에서 자원봉사들과 연락하면서 업무 진행에 대해 확인하셨다고 해요^^ 또한 사전에 숙지해야 할 사항이나 여러 가지 자료를 만들어서 팀원에게 배포하셨는데 굉장히 꼼꼼하게 정리 하셨더라구요! 그리고 그 파일을 제공해 주시기로 하셔서 올해 자원봉사자들이 하나의 TOOL로써 사용할 수 있을 것 같습니다!!!
공연팀이 주로 하는 일은 서울광장에 도착한 공연단들을 대기실로 안내하고 시간에 맞게 대기시키는 일인데요. 세부적인 규정, 예를 들면 15분전까지는 대기시켜라! 같은 규정들을 지켜야 하고, 대기실 수보다 공연단이 많기 때문에 한 공연단이 대기실을 오래 쓸 수 없는 문제가 있었다고 합니다. 이 때 일본공연단은 시간을 잘 지키는 반면에 한국공연단은 시간을 안 지키는 경우가 많았다고 하네요.....ㅠ 역시 코리안 타임...........
그래서 기획사에서 상주해서 시간 조정을 해주길 원했는데, 그 역시도 잘 되지 않았다고 합니다........
또 공연단팀은 각 공연단마다 요구하는 사항을 행사전에 미리 체킹해야만 합니다!!
공연단들이 요구하는 것은 리허설공간을 확보해주세요! 주차장을 넓게 확보해 주세요! 등등 팀마다 요구사항이 다르겠죠? 공연단은 무조건 요구사항을 자원봉사자들에게 얘기하기 때문에 갑자기 이런 얘기를 들으면 우리 자원봉사자들이 난감해지겠죠ㅠ 그러니 미리미리 문의해서 확인하는게 필요하대요.
그 밖에 행사진행에서 신경 써야 할 점은 다음과 같습니다.
- 일반 자원봉사자들은 공식적으로 6시까지 봉사를 하게 됩니다. 이후에는 정말 봉사를 하는 마음으로! 함께 즐겨주었으면 합니다.
- 1시에 공연이 끝나는 일본학생들의 케어를 하게 되면 자원봉사시간이 늘어날 수 있는데, 학생들이 이에 민감한 경우가 많습니다.
- 토요일 마지막 프로그램인 祭り들은 늦게까지 활동할 수 있는 자원봉사자가 필요합니다.
- 일요일의 竿燈祭り의 자원봉사자들은 강강술래의 참여가 불가능 할 것입니다.
2. 작년의 자원봉사자 수는 적절했는가?
현재 일반 자원봉사자 382명 지원. 기업지원을 제외하고 일반자원봉사자 310명 지원.
운영위원(60명+지원했던 일반봉사자 70명) 포함 300명 선발 예정.
따라서 조영호 씨에게 작년의 자원봉사자 400명의 많고 적음에 대한 의견을 물어봤습니다.
작년에는 자원봉사자들은 체험부스만 운영했는데, 400명은 많은 감이 있지만 자원봉사자들을 통제 하는 데는 별다른 문제가 없었다고 합니다! 작년에는 자원봉사자들도 봉사뿐만이 아니라 같이 즐길 수 있게 하자는 의도가 있었기 때문에 2교대체제로 운영되어 많은 자원봉사자가 필요했다고 하네요~~
올해 프로그램은 08,09년보다 그 규모가 훨씬 커져 관리할 것도, 신경쓸 것도 많기 때문에 자원봉사자는 더 많이 필요할 것이라고 말씀하셨습니다.
또한 당일 전까지의 준비는 일본측과 기획사에서 준비를 잘 하겠지만, 당일 일어나는 돌발 상황에 빠르게 대처하는 것은 한국 자원봉사자들이라고 하셨습니다.
그리고 전 팀장님과 조영호씨 그리고 운영팀이 논의해서 내린 결론은 이렇습니다.
재작년 기획사인 에이맥스와 일할 때도 원래 그쪽에서 배분을 해 주었으나, 실제로 일을 하다 보니까 대폭 수정할 수 밖에 없었다. 기획사가 해줄 수 있는 것은 한계가 있고, 무엇보다도 당일 일어나는 일은 기획사가 해줄 수 없다. 자원봉사자들의 역할이 어디까지인지 규정하는 것이 필요하다.
올해는 작년과는 다르게 자원봉사자는 즐기기보다 원래 취지대로 자원봉사에 집중하는 방향으로 진행하겠다!!
따라서 전 팀장님은 어느 정도 그림을 그려놓고 KP와 다시한번 조율하실 생각입니다~!
또한 앞으로 조영호씨가 사용했던 form을 바탕으로 팀별 사전 숙지사항(공지, 공연 스케쥴, 화장실 위치 등)과 당일 타임라인을 작성해 팀원들이 파악할 수 있도록 할 것입니다.
그리고 모든 공지사항및 활동사항을 매뉴얼화 하고 소셜 미디어를 통하여 모든 팀원들에게 신속하고 명확히 공지하게 할 예정입니다.
3. 구체적인 참가인원배정은 어떻게 할 것인가?
KP가 세부사항을 확정 짓는 것이 8월 중순이라고 합니다.
따라서 아직은 확정 된 것이 없지만 각 프로그램에 필요한 인원을 예상해보았습니다.
* 서울광장
1) 문화컨텐츠 체험, 청소년교류, 통카페 : 20명 정도
2) 한일 지자체, 기업 부스: 한 단체당 2명정도 배치.
3) 전통체험 부스 : 가장 힘든 업무.
일본의상이나 악기, 탈 등을 훔쳐가는!!!! 일도 있다고 하니 자원봉사자들의 주의!!
- 전통의상체험 : 작년에 20명. 16명 정도가 적당.
인기도 가장 많고, 시간도 제일 많이 걸린다.
- 전통 놀이 체험 : 10명정도.
- 도예체험 : 정해진 타임(2번)에만 체험한다면 6명정도.
- 금붕어 네부타 : 6명.
- 전통악기 : 6명
- 전통 탈 : 6명.
4) 시민참여 : 일시적으로 치러지는 행사이기 때문에 같은 사람들이 계속 봉사하도록.
중간중간 비는 시간에 할 업무에 대한 타임라인을 짤 필요가 있음.
- 스모대회, 골든벨, 완코소바 : 10명 정도.
5) 운영팀부스
- 운영팀 + 갑자기 발생하는 일에 대처할 스페어인원 40명 정도
6) 무대관리 그룹 : 공연서포트. 공연 팀의 수에 따라 달라질 것.
- 일본공연단 : 대략 40명. 일본어를 할 줄 아는 사람으로.
한국공연단 : 신한은행 40명정도를 한국 공연단으로 붙이는 것이 좋겠다는 의견.
나름의 팀장이 있고, 체계가 있고, 나이가 있기 때문에 업무를 더 효율적으로 할 수 있다.
무대담당 : 짐 올려주고, 내려주고 설치하는 업무. 청계천, 오픈 포함 최소 12명.
*청계천광장
1) 한국축제시장(먹거리/주막) : 판매하는 일에는 굳이 자원봉사자들이 필요 없음.
2) 일본마쓰리 시장 : 자원봉사자 필요 없음.
3) 한일 축제 놀이 체험 : 각 6명씩.
4) 복이 열리는 과일나무 : 8명
5) 한일 즉석 노래자랑 : 메인스테이지 무대자원봉사자가 담당.
6) 즉석 레크레이션 : 자원봉사자 필요 없음.
7) 대형 한일 식문화 비교 대형 북 : 자원봉사자 필요 없음.
8) 스탬프 랠리 : 앙케이트를 받는 업무를 하게 된다면 최소 20명. 줄이 하루 종일 늘어섬.
하지만 힘든 일이기 때문에 KP에게 맡기는 방향도 고려.
9) 주차 자원봉사, 환경미화 자원봉사 : 자원봉사보다는 업체에 맡기는 방향으로.
미아 자원봉사, 한일축제 자체 부스(책자배포)
이상 필요한 인원은 배정인원 약 240명 + 스페어인원 약 40~60명.
4. 당일 변수사항에 어떻게 대처하고, 사전 준비를 어떻게 할 것인가?
① 행사 당일, 돌발 상황이 생긴다면 기획사에서 다 커버를 못함으로 자원봉사자들이 직접 움직이는 수밖에 없습니다.
따라서 자원봉사자의 업무가 어디까지인지 명확히 규정하는 것이 필요합니다. 명확하게 하지 않으면 책임소재가 불분명하게 됨은 물론이고, 자원봉사자들이 단순히 기획사의 지시만을 받는 수동적인 역할을 하게 될 수 있습니다.
② 행사에 설치될 부스를 책임질 책임자들은 작년에 경험이 있던 사람들 위주로 뽑을 필요가 있습니다. 사전에 충분히 교육을 하여 자세한 사항은 책임지고 결정하고 운영할 수 있도록 권한을 주는 방향이 좋을 듯 합니다.
③ 앞으로 운영위원들은 총 5번을 모이게 됩니다. 마지막 모임은 마지막 점검의 날으로, 그 전까지의 네 번의 미팅을 통해 준비를 완결 지어 9월 17일에는 완전하게 모든 준비를 끝마칠 계획입니다.
④ 24일에 일반 자원봉사자 포함 전체 미팅이 있습니다. 따라서 이 전에 타임라인, 각 파트별 역할, 인원배치 등의 모든 사항에 대한 결정을 끝낼 것입니다.
1차적인 온라인 공지는 24일 미팅전에 공지될 것이고, 자원봉사자 사전 교육은 구글 그룹스와 블로그를 통해 진행됩니다.
이상, 운영팀의 회의 내용이었습니다!!
평일 낮에 미팅을 하다보니 못오신 분들도 많이 계시네요ㅠ 블로그를 보시고 대락적인 흐름을 파악하셨으면 좋겠구요~ 그럼, 여러분 다음 미팅때 뵙겠습니다!!
기록 : [운영팀] 박지혜 운영위원