각 팀(A-I) 그룹장,부그룹장 & 운영위원 <추석 전 끝내야할 업무사항>

각 팀(A-I) 그룹장,부그룹장 & 운영위원 <추석 전 끝내야할 업무사항>

 

1.     중요한 것은 내년에 자원봉사자를 위한 매뉴얼, 가이드라인을 만들어두어야 한다는 것입니다.

 

작년까지는 매년 반복적으로 거의 비슷한 자원봉사 준비과정과 자료를 만들어왔습니다.  전년도에 경험했던 것을 문서화, 매뉴얼화해두었다면 올해 훨씬 수월하게 할 수 있었을 것입니다.

 

그래서 다음 과정을 진행해주시기 바랍니다.

 

2.     아직 확정되지 않은 부분이 있어서 한계가 있습니다만, 어제 KP측에서 전과 다르게 비교적 자세히 설명을 들었습니다. 그 것을 바탕으로 각 팀의 일반자원봉사자들에게 알려줘야 할 사항을 작성해주세요.

 

1) 각 팀에서의 지엽적으로 파트를 나눠 역할분담을 하고 팀원을 배치하세요.

2) 각 팀의 주된 역할과 그 팀의 전체적인 가이드라인을 설명해주세요

3) 그리고 좀 더 세부적으로 각팀 내의 나누어진 파트별 역할에 대해서 설명해주세요

  (이것은 추석 후 KP에서 더 자세한 자료가 나오면 차후 보완해나갈 것이니 우선 가능한 선상에서 꼼꼼히 작성해주세요)

 

à 이 3가지를 문서화하여(엑셀,워드)로 일요일(9/19)까지 저에게 (copanea@naver.com) 보내주세요. 제가 검토 후 수정하거나 보완할 사항을 알려드리겠습니다 à 그 후에 자원봉사자클럽 블로그에 A~I 카테고리안에 넣어주시면 됩니다 à 이 자료를 추석전(9/20)에 올리는 것으로 합니다. à 일반자원봉사자들에게 알려서 28일전까지 숙지하고 오게끔 합니다.

(이 것은 모든 내용이 정리된 다음 제가 먼저 공지를 일반자원봉사자에게 보낸 후, 각 팀별로 일반자원봉사자들에게 다시 2차적으로 전달하시면 됩니다)

 

추석 때와 추석후에는 어수선하고 이동이 일어나기 때문에 가급적 모든 일은 추석전에 끝내려고 합니다.

 

일단 그렇게 먼저 문서화한후 추석 후에 보완할 것이나 더 생각할 시간을 갖습니다.  일반자원봉사자들이 28일 오기전에 자기 역할을 분명히 인지하고 와서 당일(28일)에서 팀별 모임과 확인위주로 진행을 하도록 합니다.

 

3.      각 팀별로 스마트폰 소지자 3명 이상은 확보해주세요.  각 팀에 배치된 소셜미디어팀원들이 트윗애드온즈(한일축제 자원봉사자단) 사용법과 커뮤니케이션하는 방법을 그분들에게 알려주시고 연락파트를 총괄담당하세요.

 

4.     첨부파일은 각 팀당 배치된 일반자원봉사자(통역)과 일반자원봉사자(글로벌) 의 리스트입니다.  그들의 역할을 감안해서 배치해주세요.  

 

5.     각 팀간에 통역자, 영어가능자 배치관계로 일반자원봉사자들간의 교체가 있습니다.  이를 확인하시고 변동사항을 반영해주세요.

 

 B팀à I 팀바꾸기

김은경

 

I팀 à B팀 바꾸기

김능현

 

I팀 à D팀 바꾸기

김민혜

 

G팀 à F팀 바꾸기

안동실

여윤미

(G팀은 일단, 2명을 제외하고 팀원배치해주세요.)

 

D팀 à I팀 바꾸기

김태환

 

 

6.      통역팀 – 총 17명

 

각 팀별 통역 일반자원봉사자는 2명

A : 일반자원봉사자 2명 + 운영위원 1명 (박지은)

B : 일반자원봉사자 2명 + 운영위원 1명 (조혜연)

C : 일반자원봉사자 2명 + 운영위원 1명 (김성희)

          D : 일반자원봉사자 2명 + 운영위원 1명 (요코 카와치노)

          E : 일반자원봉사자 2명

           F : 일반자원봉사자 2명 + 운영위원 1명 (노명주)

 

통역팀은 아무일도 안하고 통역할 순간만 기다리는 역할이 아닙니다. 각 소속된 팀활동에도 참가하여 일하면서 필요한 때에 통역서비스를 합니다.

 

7.      글로벌팀 – 15명

 

A : 일반자원봉사자(영어) 1명 + 일반자원봉사자(중국어) 2명 + 일반자원봉사자(불어) 1명 + 운영위원 1명 (성소진)

B : 운영위원 1명 (박주형)

C : 일반자원봉사자(영어) 1명 +일반자원봉사자(중국어) 1명 + 운영위원 1명 (임선영)

D : 일반자원봉사자(영어) 1명 + 운영위원 1명 (박희주)

E : 일반자원봉사자(영어) 1명 + 운영위원 1명 (김지은)

F : 운영위원 1명 (고재현)

I : 일반자원봉사자(영어) 1명

 

글로벌팀도 마찬가지로 각 소속된 팀활동에도 참가하여 일하면서 필요한 때에 통역서비스를 합니다.

 

 

8.      그외 각 팀별 공지사항

 

1)     A 운영팀

어제 KP측 김미혜씨가 그려가면서 설명했는데 그 것을 받은 그림(서울광장,청계천)을 바탕으로 한 장의 그림으로 정리하면 좋을 것 같습니다. (파워포인트로 기본틀을 만들어두면 그 위에 첨가해서 각 팀별로 필요내용을 첨가할 수 있습니다)  그 것을 만들어 주시기 바랍니다. 

 

2)     소셜미디어팀

각 팀에있는 스마트폰 소지자에게 한일축제한마당 트윗애드온즈를 활용하는 것과 커뮤니케이션방법에 대해 28일 설명할 수 있는 PT 자료 만들어주세요(2~3장내로 심플하게) à김민건에게 언급

 

3)     블로그기자팀

행사당일 업무분담, 각 파트별 배치, 동선, 진행할 것을 정리해서 9/24까지 제게 보내주세요

 

4)     미디어콘텐츠팀

행사당일 업무분담, 각 파트별 배치, 동선, 진행할 것을 정리해서 9/24까지 제게 보내주세요

 

5)     통번역 / 글로벌팀

위에 통번역/글로벌팀 일반자원봉사자관련내용과 첨부파일을 참조해서 일반자원봉사자들에게 필요한 교육, 자료, 매뉴얼 등을 작성하셔서 다음 주(9/24)까지 제게 보내주세요.  해당된 일반자원봉사자들에게도 개별 연락을 해서 자신들의 역할을 알려주고 28일에 따로 미팅을 할 것이고 전달해주세요.

 

9.      저번에 이미 언급했던 팀별 지원에 대한 견적서와 필요한 이용, 내용 등을 9/24일까지 제출해주세요.

 

현재 기획팀, 통번역팀, 글로벌팀, 블로그기자팀에서 지원요청해왔습니다.

그 외 다른 팀도 있다면 위의 방식으로 지원신청하기 바랍니다.

 

지원할 수 있는 금액이 한정되어 있기 때문에 꼭 필요한 경우에 제시해주시기 바라고

팀별 지원가능한 금액은 견적서를 다 집결한 후 그 중요도에 따라서 조율해서 결정하겠습니다.

 

 

 

 

이제 얼마 남지 않았습니다. 

마지막까지 힘내시기 바랍니다.

 

 

자원봉사팀장